Sergio Gago

Voy a escribir un hilo de posts en los que voy a ir comentando por encima las herramientas que uso en mi trabajo cotidiano, desde el análisis hasta la implementación de un desarrollo de software, y voy a hacer una pequeña reseña de las aplicaciones que utilizo. Es posible que alguien le saque utilidad, o que me de ideas para usar algún software o metodología mejor.

En esta primera ocasión vamos a hablar de algo que generalmente no se hace en consultorías pequeñas, pero que si todo el mundo lo utilizara, los proyectos llegarían a buen puerto en más ocasiones. Si bien es cierto que los proyectos informáticos pocas veces cumplen las expectativas de plazos (aunque esto es más común en grandes consultoras), con herramientas de gestión podemos intentar minimizar estos problemas, y SOBRE TODO, aprender de nuestros errores.

Quizá uno de los mayores problemas a la hora de presupuestar un proyecto, es saber cuántas horas te va a llevar, cuánto personal especializado vas a necesitar y qué recursos materiales vas a usar (muy importante si tienes que compartirlos entre varios proyectos). Lo habitual en una pequeña PYME de desarrollo, es hacer un boceto a mano calculando las horas a bote pronto y haciendo un presupuesto precioso después de añadir un cierto porcentaje de riesgos a la cantidad final (eso el que lo hace), pero con esto no obtenemos ningún feedback real. No conseguimos analizar a cada trabajador (o recurso) por separado, ver en qué áreas son más eficientes o como responden a la presión. Tampoco tenemos una forma fácil de mejorar proyecto tras proyecto nuestras previsiones. Quizá la primera vez que pensamos en el tiempo que se tarda en montar una base de datos con determinadas características, podamos pensar… ¡5 horas! y luego en realidad son 10 (ó 2!), o mejor aún, que si lo hace uno de nuestros empleados tarda 3 horas y si lo hace otro tarda 8.

Este tipo de cosas, que en sitios pequeños son sobradamente conocidas, cuando empiezan a surgir más proyectos y viene más gente diferente, se empieza a hacer complicado, por eso desde mi punto de vista una buena herramienta de gestión es MUY importante.

¿Cómo gestionar un proyecto? Pues una de las formas más extendidas y quizá útiles en el desarrollo de software son los diagramas de Gantt, por la simpleza que tiene a la hora de poder ver de un plumazo toda la extensión de un proyecto y sobre todo, de poder llevar un seguimiento ordenado y que te permita preveer retrasos (ver la línea crítica por ejemplo).

La herramienta más conocida para esto es el MS Project, que tiene una gran cantidad de opciones que en la mayoría de las ocasiones no vamos a utilizar, sin hablar del coste que tiene. Por eso yo suelo usar uno mucho más modesto, gratuito, y libre. GanntProject.

En general nos permite crear nuestros diagramas y asignares tiempos, recursos y lo más importante, restricciones. Es decir, la tarea B no puede empezar antes de que se acabe la A, o la tarea C tiene que empezar justo al mismo tiempo que la B. A priori esto nos da una imágen de la fecha posible de finalización del proyecto, y cuando se va haciendo el seguimiento nos indica (y nos permite guardar “instancias en el tiempo”) de como va evolucionando. Si la tarea A se retrasa, también lo hará la B, y consecuentemente la C. Con esta información delante, la toma de decisiones es mucho más fehaciente a la realidad y en general, sabemos mejor lo que hacemos, en lugar de ir a tontas y a locas.

Algún ejemplo:

Otra variante que se puede utilizar en combinación, es el diagrama de Pert. Quizá es más complicado de realizar, ya que implica ciertos cálculos estadísticos, y desde mi punto de vista no ofrece la misma información de forma rápida que el de Gantt, sin embargo el Gantt Project si que os ofrece una pequeña implementación muy simple del diagrama de Pert.

Es una aplicación de código libre escrita en Java, y la comunidad que existe alrededor, creando plugins es bastante grande. La capacidad de exportación también está muy bien, pero sobre todo, está en continuo desarrollo.

Traducción literal de ¿Porque usar Gantt Project? En su web:

• Características básicas buenas (y en aumento!). Las funcionalidades que tiene son suficientes para la mayoría de la gente (recuerda que el 80% de los usuarios de MSProject usa el 20% de sus numerosas opciones).
  
• Fácil aprendizaje. No necesitas enormes manuales para empezar a trabajar con GanttProject. Si está familiarizado con la notación de tareas, asignaciones y dependencias, se convertirá en un experto en GanttProject en un par de horas.
• Precio excelente. Las herramientas de gestion de proyectos comerciales cuestan una gran cantidad de dinero. GanttProject es gratuito para cualquier propósito.
• Multiplataforma. GanttProject es una aplicación Java y funciona en Windows, Linux, MacOSX y otros sistemas operativos que soporten Java.
• Código Libre. Puede tunear o modificar GanttProject para sus necesidades, implementar características que falten, añadir sus propios informes, etc.